Vid varje månadsavslut måste ett antal moment göras för att få ut verifikat för att kunna exportera dessa till bokföringen. Detta bör göras första dagen efter månadsskiftet.
En omatchad inbetalning saknar referens till en giltig faktura i BRP och kan därför inte kopplas till något. Det inbetalade beloppet registreras på kontot för omatchade inbetalningar för att sedan kunna hanteras i BRP eller bokas bort med en manuell verifikat i ert bokföringsprogram.
Se instruktioner på Omatchade inbetalningar
Kundkonton faktureras vanligtvis i samband med AG-dragningen. Kunder utan autogiro måste faktureras, se Fakturera kundkonton
Inbetalningsjournalen innehåller de fakturor som betalats under en period samt ett verifikat som specificerar fördelningen över konton och dimensioner. Det är bra att känna till att inbetalningsjournaler för fakturor skapas automatiskt i samband med att betal- filer läses in i BRP men kvittningar, manuella betalningar och matchningar måste journalföras minst per den sista varje månad. För fakturor som markeras som betalda manuellt (exempelvis utifrån ett kontoutdrag) måste ni manuellt skapa ett inbetalningsjournal för att sedan kunna skriva ut den förslagsvis per insättningsdag.
Vanligtvis väljer man att skapa en inbetalningsjournal i samband med att man skapar en fakturajournal.
Ekonomi > Fakturering > Inbetalningsjournal
Klicka på "Skapa inbetalningsjournal"
Välj den sista i föregående månad, "OK", Bekräfta med "Ja" för att skapa en rapport
Välj mallen "Inbetalningsjournal", "Skriv ut", klicka sedan "OK"
Skapa fakturajournal innehållande fakturor med fakturadatum t.o.m. valt datum. I och med att BRP har flera olika nummerserier och flera olika reskontror för olika typer av fakturor (tex vanliga och AG-fakturor) kan du behöva skapa flera stycken fakturajournaler vid varje tillfälle.
Fakturajournalerna innehåller en lista på samtliga fakturor som skapades sedan sist och en verifikat som förs över till er bokföring.
Om kortbetalningar över Internet kopplas dessa köp till en separat kassaenhet som vanligtvis döps till "Internetkassa" och är som vilken annan kassaenhet som helst. Skapa kassarapporten genom att trycka "Slutgiltig kassarapport" och välja "Internetkassa". Dessa innehåller enbart kortköp vilket gör att dessa kan skapas månadsvis istället för varje dag som vanliga kassarapporter.
Precis som med andra kassarapporter omfattar rapporten samtliga köp som skett sedan senast skapad kassarapport för vald kassa.
När giltighetstiden har löpt ut för ett värdekort så kan du tömma skulden genom att intäktsföra den. Det skapas ett verifikat i form av en kassarapport för varje tömning vilka måste lämnas till bokföringen. Tänk på att presentkort och klippkort fungerar lite annorlunda. Presentkort läggs vanligtvis som en skuld och ska intäktsföras när giltighetstiden har gått ut. Det är en momsfri intäkt som intäktsförs på en lämplig och separat konto.
Klippkort intäktsförs till sin fullo när de säljs vilket gör att tömning av dessa har inte samma bokföringseffekt som tömning av presentkort. Dock är det lämpligt att tömma dessa så de nollas i antal klipp kvar.
Efter varje månadsslut så är det dags att flytta över en del av abonnemangets värde till ert intäktskonto. Detta gör du genom att skapa en periodiseringsjournal. För kontantkort räknar BRP ut en dagsintäkt och för varje månad du periodiserar så flyttar BRP över dagsintäkten x antal dagar. Därför blir det olika belopp beroende på om månaden har 28, 30 eller 31 dagar. Utslaget på ett år blir det helt korrekt.
AG abonnemang debiteras i fel månad och bör också periodiseras.
För varje rapport/journal som skapas i BRP så kommer verfikatet ut på samma rapport men det skapas även en verifikat i filformat som kan exporteras i olika format (t.ex. SIE) för inläsning i bokföringssystem. Detta gör att man inte längre behöver mata in verifikatet manuellt i ert bokföringsprogram.
För att stämma av mot bokföringen se följande instruktioner