GDPR - Anonymisera person

Trots att en person är anonymiserad i BRP så finns fortfarande personkortet kvar. Personuppgifterna kan dock inte längre användas. Anonymiserad personal kan förekomma på t.ex. planeringslistor som skapats innan personen anonymiserats. Personen visas dock i en kursiv stil och namnet byts ut till Anonymous. Era anonymiserade kunder kan på fortfarande synas i t.ex. bokningar och på fakturor.

Vid anonymisering av person via personlistan tittar BRP INTE på era GDPR-inställningarna över antal månader innan man blir inaktiv. Vill man nyttja de urvalen ska man först söka fram Alla inaktiva personer. Se "Lista inaktiva personer"
 

 Anonymisera person via personlistan

Kräver rättigheten "Personer - Markera för anonymisering". Du hittar den under kontaktregister/inställningar/roller

1. Kontaktregister > Personer sök aktuell person. Markera personen i personlistan och klicka på knappen "Radera".
2. Dialogfönster "Fråga" öppnas och anonymiseringen verifieras genom att du svarar på frågan "Är du säker att du vill markera personen för anonymisering?".
3. Klicka på knappen "Ja" om personen ska anonymiseras eller "Nej" om personen ska vara kvar . 

Anonymiseringen verkställs inte direkt utan personen är endast markerad för anonymisering som sedan kan verkställas av någon med rättigheten "Personer - Slutför anonymisering".

Observera att det inte går inte att ta bort personer som har pågående abonnemang, odebiterade bokningar eller värdekort som är giltiga nu eller i framtiden, och som har ett återstående värde.

Permanent borttagning av person

Första steget är att anonymisera personen på vanligt vis (beskrivs ovan). Sök därefter upp den anonymiserade personen med hjälp av knappen "Detaljerad sökning" och kryssa i "Markerad för anonymisering" i dialogen. Högerklicka på personen och välj "Radera permanent". 

Den permanenta raderingen går att schemalägga, kontakta BRP:s support om ni vill aktivera det (förutsätter GDPR tools).

Anonymisera personal från kontaktregistret

1. Gå till BRP Configuration > Staff and resources > Staff och hitta aktuell person.
2. Sätt en markeringen i fältet "Har slutat".
3. Ange det datum som är personens sista anställningsdag i fältet "Sista anställningsdag". Skriv in datumet i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD eller använd kalendern till höger om fältet. Klicka på ikonen "Papper/penna" och dubbelklicka på datumet som är personens sista anställningsdag. Detta datum visas nu i fältet "Sista anställningsdag".
4. Från listan, markera och tryck "Remove from staff"

När man inte längre har någon användning av informationen på personkortet kan man anonymisera personen enligt ovan.

Finns personen som en resurs i systemet ska även resursen inaktiveras genom att resursens schema/arbetspass stängs. Om resursen förekommer i era vyer ska den även tas bort därifrån.

Ångra anonymisering av en person

När en persons anonymisering har slutförts kan man inte längre åndra den. Men om personen endast har markerats för anonymisering (d.v.s. fortfarande har kvar sina personuppgifter på personkortet) så kan man göra detta genom att:

1. Sök aktuell person.
2. Markera personen i personlistan, klicka på knappen GDPR och välj alternativet "Avmarkera för anonymisering".
   
   

Fullt anonymiserade personer kommer inte längre med i personlistan men om man har rättigheten för att slutföra anonymisering ("Personer - Slutför anonymisering") så kan man kan de sökas fram genom knappen "Detaljerad sökning". I denna dialog kan man kryssa i "Markerad för anonymisering". 

Lista inaktiva personer

Back Office > Personer > GDPR > Lista inaktiva personer

Söker fram och visar en lista på inaktiva personer i kundregistret, dessa kan man sedan titta igenom manuellt och radera.

En person som uppfyller samtliga nedanstående kriterier anses vara inaktiv:

• Är skapad för minst Y månad(er) sedan.
• Har inga skulder.
• Har inga giltiga värdekort (betalare/nyttjare) eller koppling till organisation som har giltiga värdekort som kan användas av kopplade personer.
• Har inte gjort några bokningar på x månader.
• Har inte haft något aktivt abonnemang (som nyttjare eller betalare) på x månader.
• Har inte personal eller har varit personal men med sista anställningsdag för mer än x månader sedan.
• Har inte varit deltagare i någon gruppaktivitet eller något arrangemang på x månader.
• Har ingen faktura skapad på x månader.
• Ej står som referens på någon faktura eller fakturareferens på någon organisation.
• Har inte gjort någon betalning på x månader.

Värdet på x anges under
Inställningar > Inställningar (Basuppgifter) > "Antal månader inaktiva personuppgifter sparas".

Värdet för Y är som standard en månad.

Inställningar > Inställningar (Basuppgifter) > "Antal månader innan nya personer kan räknas som inaktiva".

Felsökning

Historik på en person visar "Avmarkerad för anonymisering"

Om den schemalagda aktivitet som hanterar anonymisering körs kommer den också avmarkera personer som inte är inaktiva. Om en person uppfyller alla kriterier under rubriken "Lista inaktiva personer" kommer den räknas som inaktiv.