Hantera dropin och släpp av platser för en gruppaktivitet
Beskrivning
I regel tillåts kunderna boka upp platser på en gruppaktivitet genom internetbokningen. De platser som återstår när bokning över Internet inte längre tillåts (t.ex. en timme före passet), kan bokas på anläggningen genom kundkiosken eller genom personalen som skapar dropinplatser i BRP.
Några minuter före gruppaktiviteten börjar görs "avboking av noshows", antingen manuellt (av personalen) eller automatiskt. De platser som bokats över Internet, men där kunden inte anlänt och hämtat sin biljett, avbokas då och blir tillgängliga i kundkiosken.
Dropin
Regler för utnyttjande av dropinplatserna påverkas inte av era bokningsregler. Detta innebär att BRP inte gör några kontroller på t.ex. medlemsskap, abonnemang eller kunders eventuella skulder vid manuell inbokning. Kundkiosken gör dock dessa kontroller även vid bokning av dropin.
Skapa en dropinplats manuellt
När ni bokar in dropinplatser manuellt i BRP känner inte systemet till vem kunden är. Alltså registreras bokningarna inte på kundens personkort.
Sök upp aktuell gruppaktivitet i bokningsschemat.
Välj att redigera gruppaktiviteten genom att dubbelklicka på den.
Klicka på "Dropin". Ni har nu bokat en dropinplats.
Om ni vill skriva ut en biljett så klickar ni på "skrivarikonen".
Ändra deltagare på en dropinplats
Sök upp aktuell gruppaktivitet i bokningsschemat.
Välj att redigera gruppaktiviteten genom att dubbelklicka på den.
Markera deltagaren och dubbelklicka. Dialogfönstret "Deltagare" öppnas, nu finns det två alternativ:
För att välja en kund från kundregistret, klicka på "Kikarikonen" för att söka, markera aktuell kund och klicka på "Välj".
För att välja en kund som inte finns i kundregistret finns möjligheten att fylla i för- och efternamn med fritext.
Bekräfta genom att klicka på "OK" eller klicka på "Avbryt" för att ångra registreringen.
Ta bort en bokad dropinplats
Sök upp aktuell gruppaktivitet i bokningsschemat.
Välj att redigera gruppaktiviteten genom att dubbelklicka på den.
Markera dropinplatsen i fråga och klicka på ikonen "Soptunna".
Dialogfönster "Fråga" öppnas och borttaget av platsen verifieras genom att du svarar på frågan "Vill du avboka Dropin?".
Klicka på "Ja" om platsen ska tas bort eller "Nej" om du ångrar borttagningen och platsen ska vara kvar.
Kunden bokar en dropinplats genom kundkiosken
Under Inställningar > Inställningar (Basuppgifter) > "Släpp av dropinplatser" anger du i formatet HH:MM hur många timmar och minuter innan gruppaktivitetens början kunden ska kunna boka en dropinplats.
Kunden drar sitt kort.
Gruppaktiviteter och tillgängliga platser listas.
Kunden trycker på önskad gruppaktivitet.
Kunden registreras som deltagare på gruppaktiviteten samt prickas av.
En gruppaktivitetsbiljett skrivs ut.
Avbokning av noshows på gruppaktivitet
Sök upp aktuell gruppaktivitet i bokningsschemat.
Välj att redigera gruppaktiviteten genom att dubbelklicka på den.
Tryck "Avboka noshows".
Bokade platser där deltagaren inte ankommit blir tillgängliga för dropinbokning.
De kunder som bokat en plats men inte ankommit när du trycker "Avboka noshows" läggs till på noshow-listan.
Om en kund som i förväg bokat en gruppaktivitetsplats kommer för sent (efter avbokning av noshows) men ändå får en dropin-plats till samma aktivitet, kommer kundens "noshow" att tas bort vid den nattliga genomgången innan utskick av varningsmail.
Om gruppaktivitetsprodukten använder "Automatisk avbokning av noshows" kommer knappen "Avboka noshows" vara inaktiverad.
De platser som blev tillgängliga vid "Avboka noshows" är nu, tillsammans med de platser som ännu inte bokats, tillgängliga för dropinbokning.
Konfigurera automatisk avbokning av noshows på gruppaktivitet
Kryssa i bockrutan för "Automatisk avbokning av noshows" på alla gruppaktivitetsprodukter man vill använda det på (fliken Gruppaktivitet).
Sätt på schemalagda aktiviteten "Automatisk avbokning av noshows" (tidigare "Automatiskt släpp av dropin-platser").
Sätt på schemalagda aktiviteten "Hantera noshows" (konfigureras av BRPs personal)
Inställningar "Tid för automatisk avbokning av noshows", ange hur länge innan gruppaktiviteten icke uthämtade platser ska avbokas i formatet HH:MM. Ange minustid för att avboka efter gruppaktivitetens start
Inställning "Automatisk avbokning av noshows"
Verifiera att funktionen fungerar