Beställning och preliminär beställning
En beställning består av en eller flera bokningar och skapas i samband med en bokning, antingen en tjänstebokning, varubokning eller arrangemangsbokning. För att det ska bli en ny beställning får ingen annan beställning vara öppen i bokningsvyn (visas längst till höger i bokningsvyn). Om det redan finns en beställning öppen får man först stänga den med knappen "Stäng".
Hitta/öppna en beställning
Det finns flera alternativ för att öppna befintliga beställningar:
Via Back Office > Bokning > Beställningar. Sök upp och markera aktuell beställning och klicka på "Gå till". Beställningen visas nu i en panel till höger om bokningsschemat.
Via bokningsvyn. Sök upp och klicka aktuell bokning och välj ikonen "Beställning". Beställningen visas nu i en panel till höger om bokningsschemat.
Via inläsning av QR-kod. Med hjälp av en inställning kan man via nya webben i samband med bokningar få med en QR-kod i slutet av beställningsbekräftelsen.
Skanningen fungerar endast i kassa och bokningsvyn. För att kunna öppna beställningen i bokningsvyn får ingen annan dialog vara öppen.
För att aktivera QR-läsning krävs en mindre portkonfiguration i klientinställningar
Lägga till bokningar på en beställning
Så länge som beställningen inte är avslutad, d.v.s. fakturerad eller liknande, går det att lägga till nya bokningar till den.
Öppna aktuell beställning, se alternativ ovan.
Alla bokningar som skapas kommer att läggas på den öppnade beställningen.
Stäng beställningen när inga fler bokningar ska läggas till på beställningen genom att klicka på "Stäng".
Ta bort beställningens alla bokningar
En beställning tas bort genom att beställningen avbokas via beställningspanelen.
För att visa en beställning i beställningspanelen:
Leta reda på en bokning i bokningsschemat som tillhör den beställning som ska avbeställas.
Öppna beställningen, se alternativ ovan.
Klicka på ikonen "Soptunna" (Radera) för att avboka hela beställningen. Beställningens alla bokningar kommer nu att avbokas men beställningen ligger kvar så det går att fortsätta boka på samma beställning.
En rättighet styr om användaren kan ta bort en hel beställning.
Preliminär beställning
Back Office > Bokning > Preliminärbeställningar.
För att söka på preliminärbeställningar anger du ett tidsintervall. Alla preliminärbeställningar som har ett förfallodatum inom det valda tidsintervallet visas i listan när du klickar på "Sök".
Skapa en preliminär beställning
En preliminär beställning skapas på samma sätt som en vanlig bekräftelse, d.v.s. i samband med en bokning. För att få bekräftelsen preliminär:
Markera fältet "Preliminär" och ange ett datum när beställningen ska upphöra att vara preliminär. Om beställningen inte bekräftats inom detta datumintervall kommer beställningens bokningar att avbokas.
Bekräfta en preliminär beställning
Öppna aktuell bokning.
Ta bort markeringen i fältet "Preliminär".
Klicka på "OK".
Preliminär status för deltagare
Deltagare på arrangemang och gruppaktiviteter kommer att visas i deltagarlistan som "Preliminär Preliminär" om de är kopplade till en preliminär beställning.
Detta kan bero på att de bokats sig via nätet och inte har betalt eller att någon ur personalen satt beställningen som preliminär.
Drop in deltagare på gruppaktiviteter har ingen egen beställningen utan behandlas som om de tillhör beställningen där gruppaktiviteten bokades.