Reservlista för gruppaktiviteter
Inställningar > Inställningar (Internetbokning) > "Använd reservlista".
Om bokningsreglerna ska gälla för platser på reservlistan går ni till Inställningar > Inställningar (Bokning) > "Använd bokningsregler på reservlistor" och aktiverar det valet. Med denna inställning kontrolleras att godkänt tidsintervall för bokningar även gäller för att få sätta upp personer på reservlistan. Används inte parametern för bokningsregler på reservlistor så tillåts kunder att sätta upp sig på reservlistan även utanför bokningsintervallet.
För personer som vill deltaga utan att ha bokat en plats eller satt upp sig på reservlistan inom tillåtet bokningsintervall återstår eventuell "Dropinbokning" som görs direkt på anläggningen, antingen via en kundkiosk eller hos receptionspersonalen.
Lägg till kunder på reservlista för gruppaktiviteter
- Sök upp aktuell gruppaktivitet i bokningsschemat.
- Dubbelklicka eller högerklicka på aktiviteten och välj "Visa bokning" alternativt markera den och klicka sedan "Visa".
- Klicka på fliken "Reservlista".
- Klicka på ikonen "Ny" för att lägga till en kund på reservlistan. Nu öppnas ett nytt fönster där ni söker upp kunden som ska läggas till på listan.
- Markera den aktuella kunden och klicka på "Välj", alternativt dubbelklicka, för att lägga till kunden på reservlistan.
Boka plats på gruppaktivitet åt kund från reservlistan
Personerna på reservlistan bokas automatiskt in på en ledig plats i samband med att platsen avbokats.
När en plats på en gruppaktivitet avbokas, kommer BRP att försöka boka den nu lediga platsen åt den första personen på reservlistan. BRP kontrollerar att personen har nödvändiga rättigheter för att få deltaga på passet. Behöriga personer bokas in och läggs till på deltagarlistan medan personer som saknar rättigheterna tas bort från reservlista. Denna procedur upprepas tills passet är fyllt eller reservlistan är tom. Om ni använder bokningsregler bokas personer in på gruppaktiviteten från reservlistan enligt bokningsreglerna.
- Sök upp aktuell gruppaktivitet.
- Dubbelklicka alternativt markera den och klicka på "Visa".
- Klicka på fliken "Reservlista".
- Markera aktuell kund och klicka på knappen "Boka". Nu öppnas fönstret "Gruppaktivitetsbokning" och kunden kan bokas in på gruppaktiviteten. Genomför gruppaktivitetsbokningen på "vanligt sätt". Kunden tas automatiskt bort från reservlistan.
- Bekräfta genom att klicka på "OK".
Meddelande vid inbokning på gruppaktivitet från reservlista
Denna funktion är endast tillgänglig för gruppaktiviteter.
E-post skickas till deltagaren som bokats en plats från reservlistan. Deltagaren kan även underrättas via SMS om Inställningar > Inställningar (Bokning) > "Skicka SMS vid inbokning från reservlista" slås på. Övriga inställningar för att utnyttja SMS-tjänster, se SMS. Det är även möjligt att stänga av utskick av e-post via inställningen "Skicka epost vid inbokning från reservlista".
Varken e-post eller SMS skickas till kunden då inbokningen från reservlista sker vid "släpp av platser till dropin" (se rubriken "Prioritera reservlista före dropins vid släpp av noshows").
Alla e-post och SMS, som skickas från BRP i samband med inbokning av en kund från reservlistor, loggas på gruppaktivitetens historikflik. Kontrollera om meddelandet om bokningen har gått ut till berörda kunder genom att:
- Sök upp aktuell gruppaktivitet i bokningsschemat
- Dubbelklicka eller högerklicka på aktiviteten och välj "Visa bokning" alternativt markera den och sedan klicka "Visa".
- Klicka på fliken "Historik".
Prioritera reservlista före dropins vid släpp av noshows
Vid släpp av bokningar, där deltagaren inte har ankommit (noshow), kan personer på reservlista prioriteras före att platserna släpps som dropin. Inställningen "Prioritera reservlista före dropins vid släpp av noshows" aktiverar det. Om det finns fler personer på reservlistan än antal platser som släpps då prioriteras de enligt följande:
- Tidpunkt då person "markerade sin närvaro" på sin reservplats via en kundkiosk på anläggningen.
- Tidpunkt då person bokade in sig på reservlistan.
Det innebär alltså att en person kan bli inbokad på ett pass även ifall personen inte varit vid anläggningen. Personen får dock ingen noshow även ifall den inte deltar på passet. Det skickar varken e-post eller SMS till kunden när inbokningen sker. Kunden behöver därför själv gå till kundkiosken eller receptionen för att få ut en biljett till passet efter att släppet har skett.
Inbokningen från reservlista till passet tar inte hänsyn till bokningsregler i detta fallet.
Skriv ut reservlistan för gruppaktiviteter
- Bokning > Reservlista gruppaktiviteter.
- Klicka på "Personlista".
- Markera de kunder som ska skrivas ut. Använd "Ctrl-A" för att markera alla.
- Klicka på "Rapport".
Tömning av reservlista
När en deltagare avbokas efter "Avbokas senast inpå" töms reservlistan. För att undvika detta kan inställningen "skipPersonInWaitingList" slås på.
Hantering av personer som inte kan bokas in från reservlista
Om en person av någon anledning inte kan bokas in från reservlistan när en plats blir ledig så tas personen bort från reservlistan. För att undvika detta kan inställningen "skipPersonInWaitingList" slås på.