Import

Produkter > Produkter > Verktyg > Import

Produkter av typen Varor och Lagervaror kan importeras till BRP.

Filformat

Källan för importen ska vara en excelfil (Excel 97-2003-arbetsbok, filändelse .xls) med endast ett "Ark" som innehåller en eller flera av följande kolumner i angiven ordning. 

Cellerna i excelarket får ej innehålla några formler, t.ex. =SUMMA(F2*1,25), då importen inte kan tolka dessa. Gör därför om formler till vanlig text innan importen.

Observera att kolumnerna ska ha exakt de namn som anges nedan. Det kan vara lämpligt att utgå från och modifiera följande fil: importmall.xls

• Id (obligatorisk). Denna kolumn måste finnas som första kolumn i excelarket. Vid import av nya varor så lämnas den tom. Om den innehåller ett internt id för en produkt i systemet så uppdateras fälten på den produkten istället för att en ny skapas.
• productType (obligatorisk). Vara eller Lagervara (fungerar även att ange som Item eller Stockitem).
• Name (obligatoriskt) - Produktens namn
• Number - Produktens nummer (som visas under namn på produktkortet i BRP). Om fältet är tomt vid import så tilldelar BRP produkten ett nummer. Vid import och uppdatering så hoppas produkten över om det finns en annan produkt i BRP med samma nummer. Vid uppdatering med detta fält tomt så behåller produkten sitt nummer.
• Supplier - Leverantör (BRP gör en sökning bland sina organisationer efter exakt det namn man skrivit och skapar en ny organisation om den inte finns). Enbart relevant för lagervara.
• Barcodes - kommaseparerad lista med streckkoder för produkten.
• Plu - produktens plu-kod. Enbart relevant för lagervara.
• articleNumber. Enbart relevant för lagervara.
• inPrice - Inköpspris. Enbart relevant för lagervara.
• priceIncVat - försäljningspris inklusive moms
• vat (obligatoriskt) - moms (t.ex. 25,00, OBS! ej %-tecken. Kontroll sker att en momsgrupp med denna momssats existerar)
• productGroup (obligatorisk) - produktgrupp
• account (obligatoriskt) - konto (kontroll sker att kontot existerar, används för produkter och att dess moms överensstämmer med den som anges för produkten)
• showInRegister - Visa i kassamenyn. Värde yes eller no (visa ej om utelämnad).

Exempel

Val av anläggning

De importerade varorna hamnar på den anläggning som man var inloggad på när importverktyget kördes. Om man även vill att samma varor ska finnas på andra anläggningar så får man logga in på dessa och visa "Ej använda" i produktlistan, markera önskade varor, högerklicka på dessa och välja "Använd på anläggning".

Om man hade kört importen flera gånger istället för att göra som ovan så hade det skapats nya produkter för varje anläggning (med olika produktnummer och egenskaper).

Export

Produkter > Produkter > Verktyg > Export

Produkter av typerna Lagervaror och Varor kan exporteras från BRP.

Den exporterade filen innehåller samma kolumner som beskrevs ovan. Kolumnen id innehåller ett internt id för produkten som kan användas vid uppdatering.Produkter som använder särredovisning kan inte exporteras.

Uppdatering

Produkter > Produkter > Verktyg > Import

Ni kan göra förändringar i en exporterad fil och därefter importera den på nytt i BRP. Tänk på att inte ändra några värden i kolumnen id. 

Om en kolumn utelämnas helt så behåller motsvarande fält sina existerande värden. Om en enskild cell däremot lämnas tom så kommer motsvarande fält att tömmas.

Exempel 1:

Kolumnen Barcodes tas bort från excelarket innan uppdatering så behåller produkterna sina streckkoder. Om cellen för barcodes lämnas tom på en enskild produkt så kommer den produktens streckkod tas bort.

Exempel 2:

Om kolumnen inPrice utelämnas på en enskild produkt så kommer inköpspris att sättas till 0 kr.

Hantering av priser

Vid import av nya produkter sätts ett pris som används på alla anläggningar.
Vid export tas priset förr den anläggning man är inloggad på.
Vid uppdatering uppdateras priset som gäller för den anläggning som man är inloggad på.  Dvs, har man ett pris som gäller för alla anläggningar så kommer det priset att uppdateras, annars priset som gäller för anläggningen.

Ett exempel

Import av följande fil..

skapar en ny lagervara och tilldelar den ett produktnummer i BRP.

Om vi sedan exporterar den nya produkten så kan det se ut så här:

BRP har tilldelat den produktnummer 1338. Id 13474 är produktens interna id i BRP och ska inte ändras (en kontrollsiffra förhindrar detta).

Vi ändrar därefter inköps- och försäljningspris och importerar filen igen:

Den befintliga produkten uppdateras då.