All konfiguering i detta kapitel utförs via BRP-klienten.
Aktivera inställningsmenyn Kundrutiner
För att kunna ändra på inställningarna för kundrutiner så måste följande steg göras:
- Förenklade kundrutiner aktiveras genom Inställningar > Inställningar > "Använd förenklade kundrutiner".
- Verifiera att din roll har rättigheten "Systeminställningar".
- Gå till menyn Inställningar > Kundrutiner för att verifiera att du kan se kundrutinsinställningarna.
Konfigurera kundtyper
Börja med att aktivera inställningsmenyn Kundrutiner .
Kundtyperna Ordinarie, Student, Pensionär, Ungdom, Organisationskund och Personal är fördefinierade kundtyper i BRP som blir synliga och valbara i de förenklade kundrutinerna genom följande steg:
- Skapa en ny prislista eller återanvänd en befintlig prislista
- Associera prislistan med någon av kundtyperna genom Kontaktregister > Inställningar > Kundtyper.
- Aktivera de kundtyper som du vill ska kunna användas i kundrutinerna. Ordinarie kundtyp är alltid aktivt och kan inte avaktiveras.
- Återupprepa steg 1-3 för samtliga kundtyper
- Ändra inställningen "Giltighetsdatum för kundtyp Student" på bolagsnivå ifall bolaget är i ett annat land än Sverige. Datumen anger närmsta giltighetsdatum som ska användas för nyregistrerad kund med kundtypen Student.
Konfigurera produkter
För att ett abonnemang ska kunna användas i kundrutinerna måste fältet i "Produktkortet" -> Basuppgifter -> "Används i kundrutinerna". Det gäller alla abonnemangsprodukter oavsett om de ska användas
som huvudabonnemang eller tilläggsprodukt. Observera att "Använd i kundrutinerna" fältet inte kommer att vara synlig om man inte har aktiverat kundrutinerna enligt beskrivningen "Aktivera förenklade kundrutiner".
Konfigurera huvudabonnemang
Vanligtvis bör en kundtyp bara ha ett fåtal abonnemangsprodukter utpekade. För att knyta ett huvudabonnemang till en specifik kundtyp räcker det med att knyta abonnemangsprodukten till kundtypens prislista (den som pekades ut som prislista för kundtypen i Konfigurera kundtyper).
Konfigurera tilläggsprodukt
När man har konfigurerat ett huvudabonnemang så letar man fram abonnemangsprodukten i BRP-klienten. Under fliken "Abonnemang" lägger man till de produkter som ska vara tilläggsprodukter till huvudabonnemanget. Det finns möjlighet att begränsa i vilka kundrutiner som det här tillägget ska vara valbart, obligatoriskt eller ej valbart.
Möjliga produkttyper:
- Vara
- Lagervara
- Abonnemang
- Värdekort (med produkter/klipp eller summa/presentkort)
- Entré
Automatiserad justering av prislistor
När kundtyperna Student, Pensionär och Ungdom intygar sig med ett tidsbestämt intyg, ska de få en tidsbestämd prisgaranti i samband med registreringen. Exempelvis får en kund, som intygar sig som student, tillgång till studentprislistan (blir den kundtypen) t.o.m. det datum som intyget är giltigt till. När giltighetsdatumet har passerats så kommer kunden att automatiskt falla tillbaka till ordinarie prislista. Aktivera den schemalagda aktiviteten "Uppdatera prislistor och abonnemangspriser" och starta om schemaläggaren.
Man kan också konfigurera en uppföljningspunkt som X antal dagar i förväg uppmanar kunden (via mail och/eller SMS) att komma in och intyga sin kundtyp (dvs sätta ett nytt prisgarantidatum).
Aktivera förbeställningar
För att kunna använda förbeställningar i kundrutinerna för en specifik organisation måste dessa två steg utföras:
- Slå på inställningen "Aktivera möjligheten att använda förbeställningar för organisationer" via Inställningar > Inställningar.
- Sök upp organisationen och visa dess organisationskort. Kryssa i "Använd förbeställningar" i fliken "Ekonomi".
Konfigurera personstatustyper
På förenklade kundkortet, som alla förenklade kundrutiner utgår ifrån, visas eventuella avvikelser som kan förekomma på personuppgifter, abonnemang och autogiromedgivande. Avvikelserna visas med olika färger beroende på allvarlighetsnivå. Vilken nivå, som en avvikelse ska visas med, kan konfigureras genom Kontaktregister > Inställningar > Personstatustyp
Internt meddelande på kund som registrerats via förenklade kundrutiner
En kund som registreras via förenklade kundrutiner bör i fortsättningen alltid hanteras via förenklade kundrutiner. Ifall personalen använder BRP-klienten för att ändra på kunden så kan vissa förenklade kundrutiner sluta att fungera. För att detta inte ska ske kan man lägga in ett internt meddelande på kunden som då visas i BRP-klienten och uppmanar personalen att använda förenklade kundrutiner.
Inställningen Inställningar > Kundrutiner > " Internt meddelande för person registrerad med kundrutiner" gör att det interna meddelandet kan läggas till automatiskt när en kund registreras via förenklade kundrutiner.
Kassakoppling
För att kunna utföra kundrutiner som kan resultera i en debitering, måste BRP Online ha en kassakoppling. Kassakopplingen skapas automatiskt om man loggar in till BRP Online genom att klicka på "BRP Online"-knappen i övre högra hörnet i BRP-klienten.
Aktivera annan betalare
För abonnemang som betalas via autogiro kan en annan betalare anges istället för den som nyttjar abonnemanget. Det finns två olika sätt att ange en annan betalare men bara en av dem kan vara aktiverad. Inställningen finns i menyn Inställningar > Kundrutiner > "Alternativ för annan betalare ".
- Annan kontoinnehavare (rekommenderas ej) innebär att en annan persons (behöver inte vara registrerad i BRP) autogiromedgivande används när betalningen ska dras varje månad. Det är dock kunden som är betalningsansvarig och är därför skyldig att se till att det finns tillräckligt med pengar på bankkontot varje månad. Barn får inte vara betalningsansvarig och får därför inte teckna ett abonnemang med autogiro (varkan som betalare eller med annan kontoinnehavare).
- Annan betalare (rekommenderas) innebär att någon annan person (måste vara registrerad i BRP) står som betalningsansvarig. Barn kan därför teckna ett abonnemang med autogiro genom att ange en annan betalare.
BRP Online tillåter att en person på en anläggning ändrar på t.ex. ett abonnemang som finns på en annan anläggning. Om det då skapas en beställning (t.ex. vid uppgradera abonnemang) så kommer beställningen att skapas på den anläggning där ändringen utfördes. Om anläggningarna tillhör olika bolag så tillåter inte BRP Online att ändringar görs (det gäller även ändringar som inte skapar en beställning, t.ex. nedgradera abonnemang). Det finns dock en inställning som kan aktiveras så att ändringar även för göras mellan olika bolag (kräver dock att bolagen har samma valuta). Inställningen aktiveras i menyn Inställningar > Kundrutiner > "Tillåt ändringar på annans bolag "
Ändra beställningsmottagare vid abonnemangsköp
Standardbeteendet för alternativ 2. Annan betalare är att betalaren av abonnemanget även blir beställningsmottagare.
Vill man ändra detta beteende, och istället att nyttjaren av abonnemanget ska bli beställningsmottagare, så får man ändra inställning Inställningar > Ekonomi > "Beställningsmottagare", till "Användare"