Bolag och anläggningar

Med bolag avses en juridisk person med ett organisationsnummer. Flera anläggningar kan tillhöra ett bolag och ha gemensam ekonomi och bokföring.

Med anläggning avses en logisk uppdelning av olika verksamheter i ett bolag. Vanligen används det när verksamheten bedrivs på olika geografisk platser/lokaler men andra uppdelningar kan också fungera.

En anläggning kan bara tillhöra ett bolag och ett bolag kan ha hur många anläggningar som helst.

Bolag

Inställningar > Bolag

Objektet bolag

Med Bolag avses det egna företaget och används aldrig för att registrera kunder. Era kunders företag registreras som en organisation under Kontaktregister > Organisationer ("F8").

Anläggning

Kontaktregister > Anläggningar

Objektet anläggning

Anläggningar är en logisk uppdelning av verksamheten, oftast en fysisk plats. Ett bolag kan t.ex. bestå av simhallar och om varje simhall ska ha en egen uppföljning (bokningar, beställningar, intäkter) så utgör den enskilda simhallen en egen anläggning. I BRP måste minst en anläggning registreras, så om bolaget enbart består av en simhall så ska denna simhall även registreras som en anläggning.
Anläggningar läggs automatiskt upp i organisationsregistret under tillhörande bolag.
Om inloggad användare har tillgång till fler än en anläggning kan man växla mellan dem med "Ctrl-F12".

Vid inloggning och byte av användare så sätts aktuell anläggning enligt följande prioritetsordning:

1. Anläggning på kassaenhet som datorn hör till
2. Anläggning på kassaenhet som användaren hör till
3. Anläggning som är inställd i klientinställningar för datorn
4. Den anläggning som är vald på användaren om användaren har behörighet till den
5. Den anläggning som ligger först i alfabetet och användaren har tillgång till

Dokument

Alla filer som skapas i BRP återfinns under Kontaktregister > Anläggningar. Exempel på filer är medgivandefiler, dragningsfiler och resultatfiler.

Välj aktuell anläggning, d.v.s. den anläggning som skapat filen, och gå till fliken "Dokument". Härifrån kan ni:

• Lägga till en ny fil genom att klicka på ikonen "Papper/snöflinga" (Ny).
• Ta bort en fil genom att markera aktuell fil och klicka på ikonen "Soptunna" (Radera).
• Genom att markera aktuell fil och klicka på ikonen "Papper/penna" (Visa) kan ni även:
  
  • Öppna filen.
  • Spara till fil.
  • Bifoga en kopia av filen i ett e-postmeddelande genom att klicka på "E-post".
  • Spara en fil som ni manuellt lägger till genom att klicka på "Spara".

Öppna filen

Med denna funktion kan ni läsa innehållet i filen. Ett dialogfönster med frågan: "Har du uppdaterat dokumentet och sparat det och vill att det även ska uppdateras i databasen?" visas alltid. Har ni inte ändrat i dokumentet/filen svarar ni "Nej"

Spara till fil

Använd detta om ni behöver en kopia av filen om ni t.ex. tappat bort en dragningsfil.
Gör då följande:

1. Markera aktuell fil.
2. Klicka på "Spara till fil".
3. Ett nytt fönster öppnas och ni kan nu välja var i er dator ni ska spara en kopia av filen, filen kommer även fortsättningsvis ligga kvar i databasen.

Logo

För att lägga till eller ändra er logo på fakturor och liknande, klicka på "Importera" vid texten "Logo". Tillåtna filformat som kan importeras är gif eller jpeg. I listan i fältet "Dokument" söker ni upp den bild som ska användas som logo.

För att ta bort en logo så markerar ni logo-filen och klickar på ikonen "Soptunna".

Det finns även möjlighet att använda samma bild för samtliga anläggningar på ett bolag eller för hela installationen: Importera logon som vanligt på en anläggning och sök sedan fram den under Kontaktregister->Dokument, högerklicka och välj 'Ta bort alla kopplingar'. Då används den för hela installationen. Ska den bara användas för ett specifikt bolag så högerklicka och välj 'Koppla till Bolag'. Om det finns flera logotyper så sker val av vilken som visas i följande prioritetsordning: anläggning, bolag, installation.

Samkörning fakturering i flera bolag

BRP stödjer att fler bolag kan samköra fakturering med avseende på fakturering av autogiroabonnemang, vanliga abonnemang samt inläsning av inbetalningsfiler. Det som avgör om olika bolags anläggningar kan samköras är:

• för autogirofakturor att de har samma kundnummer hos BGC
• för vanliga fakturor att bolagen har samma bankgironummer.

Eventuell påminnelseavgift på autogirofakturor måste vara samma på alla anläggningar som samfaktureras. Omatchade inbetalningar konteras som inkomna på den anläggning som är aktiv vid inläsningstillfället.