Allmänt

Periodisering är en grundläggande princip inom redovisning som innebär att utgifter ska kostnadsföras under den period då den underliggande resursen förbrukas,

liksom att inkomster ska tas upp som intäkter under den period då de faktiskt intjänas, även om kassaflödet (betalningen) i praktiken genomförs under en annan period.

Vid periodisering i BRP så bokas försäljningen som en skuld och intäktsförs sedan i periodiseringsjournalen.

• Abonnemang, jämnt per dag över debiteringsintervallet
• Arrangemang, jämnt per dag mellan start och slutdatum på arrangemanget
• Tjänster, intäkten läggs på den dag som tjänsten startar om den säljs i en månad före startdatumet. Om tjänsten startar i samma månad som den debiteras eller tidigare så görs ingen periodisering alls.
• Varor, intäkten läggs på den dag som varans bokning har som startdag om den säljs i en månad före startdatumet. Om startdagen är i samma månad som den debiteras eller tidigare så görs ingen periodisering alls.
• Värdekort, här görs ingen periodisering då intäkten tas när ett klipp eller en summa används, det vill säga intäkten redovisas i korrekt period och därför ska ingen periodisering av värdekort göras

Konfiguration

• Configuration> Ekonomi> Konton
• Skapa först ditt skuldkonto som visar hur mycket ni har i skuld till kunden. Observera inställningarna Dimensioner ska bara vara ibockade om ni använder detta!

• Skapa sedan ditt s.k. skuggkonto för periodiserad momsfri intäkt. Observera inställningarna. Dimensioner ska bara vara ibockade om ni använder detta!
• Använd gärna ett konto per momsgrupp

• Skapa sedan ditt vanliga intäktskonto. Observera inställningarna. Dimensioner ska bara vara ibockade om ni använder detta!

• När du skapat alla konton så är det dags att titta på abonnemangsprodukten. 
• På fliken "basuppgifter" väljer man skuldkontot och på fliken "pris" väljer man sitt vanliga intäktskonto

Månatliga rutiner

• Efter varje månadsslut så är det dags att flytta över en del av kontantabonnemangets värde till ert intäktskonto. I vårt exempel blir det 1/12 del då det är ett ettårsabonnemang. Detta gör du genom att skapa en periodiseringsjournal.
• Välj i menyn Backoffice > Ekonomi > Periodiseringsjournaler
• Välj knapp "Skapa journal". BRP kommer föreslå den sista dagen i föregående månad, något som borde vara aktuell och normalt inte ska ändras. Klicka på "OK" och välja att skriva ut/förhandsgranska rapporten. Nu är det klart - mer är det inte. Lämna över detta till eventuell revisor/ekonomiansvarig.

Automatisering

• Det finns en möjlighet att med hjälp av en schemalagd aktivitet automatisera detta på månatlig basis.

Periodiseringsutfall

• En fråga man kan ställa sig är hur ser utfallet ut för det kommande året beträffande periodiseringen. Alltså vilka intäkter har jag de närmaste månaderna genom periodiseringen.
• Välj menyval Backoffice> Ekonomi > Periodiseringsutfall
• Välj ett från datum och klick på sök. Framtida periodiseringar visas i listan. Du ser berörda konton, planerade datum och aktuella belopp.
• Välj önskat datum och klick på "Sök". Listan visar framtida periodiseringar.

• Klicka i "Gruppera per anläggning" för att se resultatet anläggningsvis.

• För att få till korrekta skulder på befintliga abonnemang behöver BRP kontaktas för massuppdatering av databasen. Denna metod kräver att abonnemangen är sålda i BRP och fungerar inte på importerade abonnemang. Periodiserade skulder som uppkom före BRP får hanteras manuellt enligt tidigare metod tills de är tömda.

Konteringsexempel

För mer konteringsexempel, se Konteringsexempel#Periodisering

Avstämning

1. Gå till Backoffice> Ekonomi >Periodisering > Periodiseringsskuld per datum.
2. Välj önskat datum för avstämning, vanligtvis den siste i månaden före.
3. Klicka på "Sök".

• Vid differens mot bokföringen beror det vanligtvis på att det finns periodiseringstransaktioner som ännu inte är bokförda eller inkörningsdifferenser. Om du misstänker att det finns ej bokförda transaktioner så kan du göra en extra periodiseringsjournal så de kommer med enligt beskrivningen ovan.
• Vid driftsättning av periodiseringsfunktionen behöver oftast en manuell justering av bokförda skulden göras så att bokföring och BRP är i fas. Efter att BRP hjälpt till med att göra en omräkning av periodiseringen så görs en avstämning mellan BRP och bokföringen vid påföljande månadsskifte. I detta läge saknas vanligtvis belopp på förskottskontot 2970. Om bokföringen visar 10 000 och BRP visar 100 000 så behöver 90 000 justeras. Det görs med en manuell bokföringsorder

Begränsningar

1. Systemet tar inte hänsyn till avvikelser (exempelvis i form av frysningar) utan intäkten sprids jämt över debiteringsintervallet.
2. Byten av abonnemangsformer beaktas ej.