Vid varje månadsslut bör vissa balanskonton stämmas av mellan BRP och bokföringen för att säkerställa att systemen är i fas. De saker som är av intresse att stämma av är:
1. Fordringar fakturor
- Ekonomi > Fakturering > Kundreskontra
- Sätt datum till den sista i föregående månad, välj "Typ" Alla, Fakturor eller AG-Fakturor, klicka på "Sök"
- Rapporten kan skrivas ut
2. Fordringar kundkonton
- Ekonomi > Kassa > Kundkonto per kund / kundkonto per anläggning
- Sätt datum till den sista i föregående månad, klicka på "Sök"
- Rapporten kan skrivas ut
3. Skulder värdekort
- Ekonomi > Kassa > Värdekort
- Välj ett konto, klicka i "Visa även utgångna"
- Sätt datum till den sista i föregående månad, klicka på "Sök"
- Notera skulden eller skriv ut rapport
- Observera att i skulden för värdekort där moms ingår så behöver momsdelen räknas av från skuldbeloppet i BRP eftersom den skulden visas inkl moms
4. Skulder periodisering av abonnemang
- Ekonomi > Periodisering > "Periodiseringsskuld per datum"
- Sätt datum till den sista i föregående månad, klicka på "Sök"
- Rapporten kan skrivas ut
5. Kassarapport för hela månaden
- Ekonomi > Kassa > Kassarapporter
- Välj hela föregående månad
- Rapporten kan skrivas ut
6. Lagersaldon
- Ekonomi > Lager > Lagersaldon
- Välj lager
- Välj den sista i föregående månad
- Rapporten kan skrivas ut
7. Vid differens
- Statistik > Verifkatsammanställning. Resultatet ger alla kontohändelser och inte bara sådant som är journalfört. Om ett saldo här inte stämmer överens med Ekonomi - Bokföring - Kontorader under sökt period finns det oftast kontohändelser som inte är journalförda, t.ex kassarapport som inte är gjord eller inbetalningsjournal som inte är skapad. Gå då genom Månadsrutiner.
- Om verifikatsammanställning stämmer med kontorader för sökt period men det diffar med er huvudbok saknar ni troligtvis verifikat i er huvudbok. Kolla då Ekonomi - Bokföring - Verifikat om det finns några som inte är exporterade. Om ni stansar manuellt, kontrollera då extra noga era stansade verifikat mot kontoraderna.
- Ekonomi > Bokföring > Kontorader. Resultatet ger en lista med kontohändelser ur BRP som kan jämföras med huvudboken verifikat för verifikat. Kontoraderna innehåller enbart journalförd kontering.
- Ekonomi > Bokföring > Kontotransaktioner. Resultatet ger alla kontohändelser och inte bara sådant som är journalfört. Listan visar mer detaljerad information såsom t.ex fakturanummer, kvittonummer, kund, produkt mm.
- Om allt stämmer kontomässigt men diffar med en avstämningsrapport i BRP som t.ex Periodiseringsskuld per datum eller värdekortsskuld per datum så har kontot nyttjats för sådant som det inte ska nyttjas för. Om t.ex saldo på periodiseringsskuldkontot 2901 på kontobasis är -10000 men periodiseringsskuld per datum är -8000 så har troligtvis produkter med 2901 som försäljningskonto sålts för 2000. Kontrollera Produkter - Produkter samt Ekonomi - Inställningar - Betalsätt att allt är korrekt inställt. För att få en hint om vad som är fel kan man kolla Ekonomi - Bokföring - Kontotransaktioner på kontot.
8. Hjälp vid fel
Om man gått genom punkt 7 och det fortfarande inte stämmer, skicka ett supportärende till support@brpsystems.se med kontorader från er huvudbok för de konton som inte stämmer och en förklaring på vad ni tycker är fel. Vi tar gärna emot underlaget i excelform eller annat format man kan öppna med excel för att snabba upp hanteringen av ditt ärende.