Månadsrutiner

Owned by annkristin (Unlicensed)
Last updated: May 30, 2017 by Jakob Fri
3 min read

Vid varje månadsavslut måste ett antal moment göras för att få ut verifikat för att kunna exportera dessa till bokföringen. Detta bör göras första dagen efter månadsskiftet.

1. Kontroll av omatchade inbetalningar

En omatchad inbetalning saknar referens till en giltig faktura i BRP och kan därför inte kopplas till något. Det inbetalade beloppet registreras på kontot för omatchade inbetalningar för att sedan kunna hanteras i BRP eller bokas bort med en manuell verifikat i ert bokföringsprogram.

2. Fakturera klipp för efterfakturering

3. Kontrollera kundkonton

Kundkonton faktureras vanligtvis i samband med AG-dragningen. Kunder utan autogiro måste faktureras, se Fakturera kundkonton

4. Skapa inbetalningsjournal för månadens manuella och omatchade inbetalningar

Inbetalningsjournalen innehåller de fakturor som betalats under en period samt ett verifikat som specificerar fördelningen över konton och dimensioner. Det är bra att känna till att inbetalningsjournaler för fakturor skapas automatiskt i samband med att betal- filer läses in i BRP men kvittningar, manuella betalningar och matchningar måste journalföras minst per den sista varje månad. För fakturor som markeras som betalda manuellt (exempelvis utifrån ett kontoutdrag) måste ni manuellt skapa ett inbetalningsjournal för att sedan kunna skriva ut den förslagsvis per insättningsdag.

Vanligtvis väljer man att skapa en inbetalningsjournal i samband med att man skapar en fakturajournal.

  • Ekonomi > Fakturering > Inbetalningsjournal

  • Klicka på "Skapa inbetalningsjournal"

  • Välj den sista i föregående månad, "OK", Bekräfta med "Ja" för att skapa en rapport

  • Välj mallen "Inbetalningsjournal", "Skriv ut", klicka sedan "OK"

  • Bokföringsfilen hamnar under Ekonomi/Bokföring/Verifikat för att kunna exporteras till bokföringen, se nummer 8 för vidare instruktioner

5. Skapa fakturajournal

Skapa fakturajournal innehållande fakturor med fakturadatum t.o.m. valt datum. I och med att BRP har flera olika nummerserier och flera olika reskontror för olika typer av fakturor (tex vanliga och AG-fakturor) kan du behöva skapa flera stycken fakturajournaler vid varje tillfälle.

Fakturajournalerna innehåller en lista på samtliga fakturor som skapades sedan sist och en verifikat som förs över till er bokföring.

  • Ekonomi > Fakturering > Fakturajournaler
  • Klicka på "Skapa journal"
  • Välj fakturatyp som du vill skapa journal för. 
  • Välj den sista i föregående månad, "OK" Bekräfta med "Ja" för att skapa en rapport
  • Välj mallen "Fakturajournal", Skriv ut", klicka sedan "OK"
  • Bokföringsfilen hamnar under Ekonomi/Bokföring/Verifikat för att kunna exporteras till bokföringen, se nummer 8 för vidare instruktioner
  • Se utförligare instruktioner på Fakturajournaler

6. Skapa kassarapport Internetbetalningar

Om kortbetalningar över Internet kopplas dessa köp till en separat kassaenhet som vanligtvis döps till "Internetkassa" och är som vilken annan kassaenhet som helst. Skapa kassarapporten genom att trycka "Slutgiltig kassarapport" och välja "Internetkassa". Dessa innehåller enbart kortköp vilket gör att dessa kan skapas månadsvis istället för varje dag som vanliga kassarapporter.

Precis som med andra kassarapporter omfattar rapporten samtliga köp som skett sedan senast skapad kassarapport för vald kassa.

7. Tömning av utgångna värdekort

När giltighetstiden har löpt ut för ett värdekort så kan du tömma skulden genom att intäktsföra den. Det skapas ett verifikat i form av en kassarapport för varje tömning vilka måste lämnas till bokföringen. Tänk på att presentkort och klippkort fungerar lite annorlunda. Presentkort läggs vanligtvis som en skuld och ska intäktsföras när giltighetstiden har gått ut. Det är en momsfri intäkt som intäktsförs på en lämplig och separat konto.

Klippkort intäktsförs till sin fullo när de säljs vilket gör att tömning av dessa har inte samma bokföringseffekt som tömning av presentkort. Dock är det lämpligt att tömma dessa så de nollas i antal klipp kvar.

8. Skapa periodiseringsjournal

Efter varje månadsslut så är det dags att flytta över en del av abonnemangets värde till ert intäktskonto. Detta gör du genom att skapa en periodiseringsjournal. För kontantkort räknar BRP ut en dagsintäkt och för varje månad du periodiserar så flyttar BRP över dagsintäkten x antal dagar. Därför blir det olika belopp beroende på om månaden har 28, 30 eller 31 dagar. Utslaget på ett år blir det helt korrekt.

AG abonnemang debiteras i fel månad och bör också periodiseras.

  • Ekonomi > Periodisering > Periodiseringsjournal
  • Klicka på "Skapa periodiseringsjournal"
  • Välj den sista i föregående månad, "OK" Bekräfta med "Ja" för att skapa en rapport
  • Välj mallen "Periodiseringsjournal", Skriv ut", klicka sedan "OK"
  • Bokföringsfilen hamnar under Ekonomi/Bokföring/Verifikat för att kunna exporteras till bokföringen, se nummer 10. för vidare instruktioner

9. Skapa lagerförändringsjournal 

  • Ekonomi > Lager > Förändringsjournaler
  • Klicka på "Skapa lagerförändringsjournal"
  • Välj ett lager
  • Välj den sista i föregående månad, "OK"
  • Bokföringsfilen hamnar under Ekonomi/Bokföring/Verifikat för att kunna exporteras till bokföringen, se nummer 10. för vidare instruktioner

10. Exportera verifikat från BRP

För varje rapport/journal som skapas i BRP så kommer verfikatet ut på samma rapport men det skapas även en verifikat i filformat som kan exporteras i olika format (t.ex. SIE) för inläsning i bokföringssystem. Detta gör att man inte längre behöver mata in verifikatet manuellt i ert bokföringsprogram.

  • Ekonomi > Bokföring > Verifikat
  • Markera alla, välj sedan "Exportera"
  • Exportfil sparas på vald plats

11.  Månadsavstämningar

För att stämma av mot bokföringen se följande instruktioner

Månadsavstämning