Hantering av organisationskunder i BRP online
TBR T1769
I BRP Online finns flöden för att förenklad hantering av organisationskunder. Det finns stöd för två olika varianter av hantering av organisationskunder 'Organisationskoppling' och 'Organisation med förbeställningar', detta kan styras per organisation. 'Organisationskoppling' är vald som standard.
Konfiguration
Inställningen 'Tillåt inte omvandling till organisationskund om kvarvarande månader på befintligt abonnemang är mer än' kan användas för att styra om man vill kunna begränsa möjlighet att omvandla kunden till organisationskund om antalet månader kvar på befintligt abonnemang är mer än X.
Organisationskoppling
Detta är det normala sättet som det alltid har fungerat i BRP. Kunden kopplas till organisationen och får tillgång till prislistan som organisationen har. En nyhet dock är att endast de produkter som finns på prislistan kommer att finnas valbara i kundflödena (t.ex. 'Registrering av organisationskund' samt 'Utnyttja avtal/förbeställning').
Organisation med förbeställningar
Som ett alternativ till 'Organisationskoppling' finns numera konceptet förbeställningar. Tanken är att kundansvarig för organisationen förhandlar med organisationen och skapar förbeställningar av vald produkt för ett antal anställda. Sedan när den anställde kommer till anläggningen så söker receptionisten upp förbeställningen och slutför registreringen. Det finns möjlighet att importera en bunt med förbeställningar om ett externt system används för organisationskunder.
För att aktivera möjlighet att använda 'Organisation med förbeställningar' kontakta BRP Support.
För att ställa in att organisationen ska använda sig av förbeställningar gå till Organisationskortet för organisationen. Under ekonomi aktivera 'Använd förbeställningar'. Syns inte detta alternativ så är användandet av förbeställningar inte aktiverat.
Kundansvarig för organisationen
Den som är kundansvarig för organisationen bör ha rättigheten Organisationer. Rättigheten ger möjlighet att administrera förbeställningar på organisationen. Sök upp organisationskortet för aktuell organisation i BRP Online och klicka på 'Visa förbeställningar'.
Visa förbeställningar
Här kan man se en lista på alla aktuella förbeställningar och även möjlighet att skapa, importera eller ta bort. Vilka produkter som är valbara vid import/skapa styrs av vilka produkter som finns på prislistan som organisationen har.
Importera förbeställningar
Importering av förbeställningar sker genom att man väljer produkt, giltighetstid och sedan läser in en enkel csv-fil.
Varje rad ska innehålla:
namn,personnummer,e-postadress
alternativt
namn,födelsedatum,e-postadress
Denna skapas med fördel från kalkylverktyg så som Excel eller Open/Libre Office (format windows-1252/Latin1 vilket är standard i windows).
Exempel på csv-fil:
Receptionist
Vid registrering av organisationskund eller nyttjande av förbeställning blir receptionisten ombedd att ange vilken förbeställning som ska nyttjas. Finns ingen förbeställning på angiven person så finns möjlighet att skapa förbeställning manuellt. Den kundansvarige kommer då att få ett mail om att förbeställning har skapats och har då möjlighet att säkerställa att det är gjort korrekt enligt avtal.