Avbokning
Back Office > Bokning > Avbokningar
Eftersom bokningarna är det centrala är det viktigt att hålla koll på vem-som-när-gjort-vad med en bokning. Speciellt viktigt blir det om en konflikt med kunden skulle uppstå och därför raderar man inte varu- och tjänstebokningar utan istället kan man avboka dem. Alla avbokningar registreras på den beställning de hör till och det går att ta ut en avbokningsavgift.
Vill man se avbokningar för ett annat tidsintervall är det bara att mata in start-/slutdatum överst i fönstret.
Hur avbokar man en bokning?
Man kan avboka en bokning direkt från bokningsschemat eller från beställningen.
Avboka från bokningsschemat
- Leta upp bokningen i Recouce Planner och klicka på den
- Välj de tre punkterna på bokningskortet och "Avboka"
- En nytt fönster öppnas där ni får bekräfta avbokningen.
- Ett fönster visas där ni får ange en text som förklarar varför avbokningen gjorts.
Avboka från beställning
- För att avboka från en beställning måste ni först leta reda på beställningen. När rätt beställning hittats väljer ni att visa den.
- Då visas de bokningar som ingår i beställningen under rubriken "Bokningar". Markera den bokning ni vill avboka och klicka på ikonen "Soptunna" (Radera).
- Ett nytt fönster öppnas där ni får bekräfta avbokningen.
- Sedan visas en ruta där ni får ange en text som förklarar varför avbokningen gjorts.
Avboka genom att ändra antal
Om en bokning har flera resurser bokade, det vill säga bokningens antal är mer än 1 (en), går det att göra avbokningar genom att minska antalet bokade resurser. Leta reda på bokningen och ändra fältet "antal" till önskat antal resurser som ska vara bokade. De överflödiga resurserna avbokas. Funktionen gäller enbart för odebiterade bokningar
Vad kan avbokas, och hur?
Sättet på vilket en avbokning görs skiljer sig beroende på om bokningen är debiterad eller inte.
Bokningstyp | Avbokning (odebiterad bokning) | Återköp / kreditering (debiterad bokning) |
Varubokning | Personkort, organisationskort, beställning | Fakturalista, kassaremsa, "Tidigare köp" i kassan |
Lagervarubokning | Personkort, organisationskort, beställning | Fakturalista, kassaremsa, "Tidigare köp" i kassan |
Tjänstebokning | Personkort, organisationskort, beställning , resursvy | Fakturalista, kassaremsa, "Tidigare köp" i kassan |
Gruppaktivitetsbokning | Personkort, organisationskort, beställning, gruppaktivitetens deltagarflik | Fakturalista, kassaremsa, "Tidigare köp" i kassan |
Arrangemangsbokning | Personkort, organisationskort, beställning, arrangemangets deltagarflik | Fakturalista, kassaremsa, "Tidigare köp" i kassan |
Abonnemangsdebitering | Personkort, organisationskort, beställning | Fakturalista, kassaremsa, "Tidigare köp" i kassan |
Värdekort | Fakturalista, kassaremsa, "Tidigare köp" i kassan, Värdekortslista | |
Entré | Personkort, organisationskort, beställning | Fakturalista, kassaremsa, "Tidigare köp" i kassan, "Ångra inpassering" i inpasseringsvyn eller passagehistoriken |
Om produkten som avbokas är en del av en paketbokning får du frågan om paketets samtliga delar ska avbokas.
Debiterade bokningar
Det finns en rättighet som heter "Avboka debiterade bokningar". Har man den rättigheten ges möjlighet att avboka en debiterad bokning på vanligt vis. Själva köpet ligger då kvar men tiden i bokningsschemat frigörs. Saknar man den rättigheten kan bokningen inte avbokas utan att först återköpas (om debiteringen gjorts i kassan) eller krediteras (om debiteringen gjorts genom en faktura). Bokningen är sedan odebiterad. Efter återköpet / krediteringen får användaren välja om en avbokning ska ske (se nästa rubrik).
Ej debiterade bokningar
När bokningen avbokas (genom ett av de sätt som listas i tabellen ovan) sker följande:
- BRP kontrollerar om någon avbokningsregel ska tillämpas.
- En post i avbokningslistan skapas.
- Historik skapas (åtkomlig från beställningen eller kundkortets bokningshistorik).
- Bokningen tas bort.
Avbokningsavgifter
Om en kund avbokar senare än produktens bokningsregel tillåter föreslår BRP att en avbokningsavgift tas ut. Personalen kan välja att inte ta ut denna avgift.