Bokningsregler och avbokningsregler

Video: Bokningsregler

En bokningsregel avgör hur en produkt kan bokas och avbokas. Tänk på att koppla bokningsregeln till de produkter den gäller när ni skapat den.

• De regler som kopplas till "Gruppaktiviteter" kommer enbart att påverka era kunders möjligheter att boka platser via er webbokning.

• Regler som kopplas till "Tjänster" påverkar både bokning via webbokningen samt när ni själva bokar in kunder direkt i BRP.

Skapa en bokningsregel

1. Configuration > Bokning > Bokningsregler, klicka på "+" (Plus).

2. Fyll i de önskade uppgifterna gällande bokningsregeln, t.ex. namn, när man tidigast får boka/avboka sig, hur många bokningar man får ha samtidigt, om någon avbokningsregel skall kopplas till bokningsregeln m.m, se exempel nedan.

   1. Om vissa kunder ska undantas från bokningsregeln, hänvisa till en ersättningsregel

   2. I fältet "Ersättningsregler", skapa en avvikelse som under förutsättning att kunden har en viss rättighet överrider ordinarie bokningsregel med en annan.

   3. Prioritet behöver endast anges om flera ersättningsregler används

3. Klicka "OK" för att spara bokningsregeln.

Open

• "Max antal bokningar", här går det att fylla i flera alternativ, t.ex. totalt 5, max 2 per dag.

• "Räkna reservlista separat", om detta markeras så kan man fylla i separata antal för reservlista, annars räknas reservlista och ordinarie platser ihop

  • If a person is on the waiting list for a class for which participants can no longer cancel their slots (since it starts soon), this class will no longer count towards the quota for maximum number of booked classes since there is no way to get a slot.

• "Max antal reservlisteplatser" här går det att fylla i flera alternativ, t.ex. totalt 5 max 3 per vecka (räknas i kalenderveckor).

• "Tillåt samtida internetbokingar" tillåter att en person bokar in två samtidiga gruppaktiviteter.
  Ett exempel på tillfällen då detta måste aktiveras är om gruppaktivitetsprodukter används för barnpassning, och då måste kunna bokas samtidigt som den vanliga gruppaktiviteten.
  Endast barnpassningen behöver detta aktiverat. Gruppträningens bokningsregel ska inte ha det aktiverat.
  OBS! Detta medför inte att man kan boka mer än en gång på barnpassningen. För detta måste tjänstebokningar med kapacitet användas.

• Bokningens starttid avgör när du får boka nästa tid, exempel regeln säger max 3 bokningar och medlemmen har bokat 3 pass, då kan personen boka igen så fort det första av de tre passen börjat. 

Fasta tider för senaste avbokning

(TP47156 / 2022.3303)

• Booking rules can now have fixed times for cancellation on booking rules. For example, all classes during the day may not be cancelled later than 21:00 the night before, and classes during the evening may not be cancelled later than 15:00 that afternoon. The fixed times is required to be used in combination with "May be cancelled no closer than" minimum 1 min. (TP47156 / 2022.3303)

• If one or more fixed times have been added, the timepoint of the class - the days, hours and minutes before which the class participant must cancel, will be adjusted to the first (back in time) fixed time.

• Example: If the class is at 14:00 on Friday, it must be cancelled 2 hours before, but we have also entered two fixed times "15:00, 21:00" for cancellation (yes, we need to be able to add more than one time), then 14:00-2 hours is 12:00, and 12:00 is adjusted to the earliest time before that which is 21:00 on Thursday.

Open

Undantag för sommartid/vintertid

(TP46105 / 2022.3304)

Vid skiftet mellan sommartid och vintertid görs en justering av tidigaste tid för bokning så att kunden kan boka exempelvis tre dagar innan, och inte tre dagar +- en timme vilket ju faktiskt är fallet i samband med en ändring av tiden.

May leave the waiting list no closer than

(TP55283)

Prevents to leave waiting list later then time described in "May leave waiting list no closer than"

If the 'Use fixed time for cancellation' option is enabled, it takes precedence and overrides both the 'May be cancelled no closer than' and 'May leave waiting list no closer than' settings.

Skapa en avbokningsregel

OBS: Aktivera systeminställning "Ange anledning för avbokning" för att använda avbokningsavgifter. 

Detta används om ni vill ta en avgift om kunden avbokar. För att använda denna avgift måste du koppla den till en bokningsregel. Se också 

1. Om det inte gjorts tidigare, skapa en produkt för avbokningsavgifter

   1. Skapa en vara med rätt konto och momssats för intäkter från avbokningsavgifter. Ge produkten ett namn som passar att visas när avgiften faktureras, exempelvis "Avbokningsavgift".

   2. Under Configuration > Anläggning > Anläggningar > Öppna Anläggningen > Längre ner, välj den vara du nyss skapade under "Produkt avbokning"

2. Gå till Configuration > Bokning > Avbokningsregler, klicka på "+" (Plus).

3. Fyll i hur sent avgiften ska tas ut samt hur många procent av priset den ska utgöra, se exempel nedan.

4. Klicka "OK" för att spara avbokningsregeln.

5. Configuration > Bokning > Bokningsregler, sök upp och gå in på bokningsregeln som skall innefatta denna avbokningsregel.

6. Vid fältet "Avbokningsregler:" Klicka på "pennan" och välj bokningsregeln och flytta den till höger om rutan > Klicka på OK

7. Klicka "OK" för att spara ändringarna.

• Ingen avbokningsavgift tas ut för en preliminär beställning

• Vid en avbokning som uppfyller kriterierna för en avbokning som ska medföra en avbokningsavgift, kommer resursen att frigöras och en bokning av avbokningsvaran till en viss procent av ursprungspriset kommer att ske.

Open

Open

Koppla en bokningsregel till en produkt

Configuration > Produkter > Produkter

1. Sök upp den aktuella produkten (Exempelvis gruppaktivitet) och öppna den.

2. Under fliken "Gruppaktivitet" kan du välja under bokningsregler (Rullgardinsmenyn) en  "Bokningsregel:".

3. Klicka "OK", Spara och sedan "Stäng".

Open

Rekommendationer

• Gruppaktiviteter

  • Får bokas senast inpå: 1 timme

  • Senaste inbokning från reservlista: 2 timmar

  • Får avbokas senast inpå: 58 minuter

Avsikten är att kunder som bokas in från reservlistan ska ha gott om tid att ta sig till anläggningen. Även om en kund bokar in sig väldigt sent har han/hon två minuter på sig att avboka.

Felsökning

Går inte reglerna igenom direkt efter en ändring? Starta då om BRP och testa igen. Om reglerna inte går igenom direkt på webbokningen, ta då kontakt med BRP för omstart av webbtjänst.