Vikariehantering

For information in danish, see Vikariebehov / Substitute requirement / Vagtbytte (substitutadminstration)

Denna funktion gör att ni kan söka och boka tillgänglig personal för att överta en bokning om ordinarie person/instruktör blivit sjuk eller liknande. Under bokningens historikflik sparas uppgifter rörande vikarieförfrågan. Ansvarig för ett vikariebehov blir den användare som är inloggad i BRP när ett vikariebehov skapas.

Förutsättningar: Denna funktion kräver BRP-online, samt att personen som hanterar vikarieförfrågningar har rättigheten 'Gruppaktiviteter - schemalägga och ändra'

När ett vikariebehov uppstår

1. Leta reda på aktuell bokning i bokningsvyn (gäller gruppaktiviteter och tjänster), högerklicka i den och välj "Vikariehantering".

2. Om man vill att bokningen ska ersättas med någon form av frånvarobokning så välj detta detta under "Ersätt bokning med".

3. Klicka på "Skapa vikariebehov".

4. Klicka på "Tillsätt" bredvid tillgänglig person för att direkt tillsätta med en vikarie utan att skicka iväg en vikarieförfrågan.
   Annars kan du skicka iväg en vikarieförfrågan genom att klicka på den/de personer som du vill skicka den till.

5. Skriv eventuellt ett meddelande som kommer att synas tillsammans med din förfrågan.

6. Välj sedan om din förfrågan ska skickas som "SMS" och/eller "E-post".

Klicka sedan på "Skicka vikarieförfrågningar" för att skicka iväg den. Den första personen som svarar ja får platsen och BRP uppdaterar bokningen automatiskt.

Att se sammanställning över vikariebehov

1. Logga in i BRP Online

2. I högermenyn, klicka på "Vikariebehov".  Här kan du se vem som skapat vikariebehovet och vilken status det har. (syns inte "Vikariebehov" så saknar din roll rättigheten 'Gruppaktiviteter - schemalägga och ändra')
   Om alla tillfrågade har tackat nej så kommer det en varning via e-post. Det är då möjligt att göra en till förfrågan på samma bokning. 
   Under Inställningar > Inställningar (Bokning) > "Tid för varningsmail vid ouppfyllda vikariebehov" kan du själv ställa in när automatiska påminnelser skall börja skickas till dig.

3. För att se fler detaljer för ett vikariebehov, klicka på "Visa". 

4. Klicka på "Tillbaka till sammanställningen" 

Att radera en vikarieförfrågan

Om en vikarieförfrågan gjorts felaktigt eller av någon annan anledning inte längre är aktuell så kan man radera den genom att gå in på ett vikariebehov och klicka på "Ta bort".
Observera att man bara kan ta bort ett behov så länge inga förfrågningar skickats.

Att svara på en vikarieförfrågan

1. En vikarieförfrågan kan komma via SMS och/eller E-post, där finns det information om vilken bokning det gäller, ett eventuellt meddelande samt en länk "Klicka här för att svara".

2. Klicka på länken för att komma till sidan där vikariebehovet ska besvaras.

3. Här går det att skriva en egen kommentar och att klicka "Tacka ja" eller "Tacka nej". )

4. Ditt svar blir sparat på sidan för aktuellt vikariebehov.

• Den första personen som tackar ja får svaret "Tack för att du ställer upp" och BRP uppdaterar bokningen automatiskt.

• Om en person tackar ja men någon annan har hunnit före blir svaret "Vikariebehovet är redan tillsatt".

• En person som tackar nej får svaret "Tack för att du svarade".

Ny inställning (substituteRequestCheckResourceAvailableOnAccept, default=true)

• Kontrollerar att vikarien som tackar ja är tillgänglig att bokas på passet.

  • Om vikarien inte är tillgänglig så får man ett felmeddelande att vikarien inte kan bokas.

Meddelanden

Meddelandemallar som används i vikariehanteringen konfigureras under

Configuration > Inställningar > Meddelanden

Vikarieförfrågan

E-post, Förfrågan som skickas till personal

Vikarieförfrågan SMS

SMS, Förfrågan som skickas till personal

Vikariebehov - Mail till vikarie vid tillsättning

E-post, Skickas till den som får platsen

Vikariebehov - Mail vid vikariebehov ej tillsatt

E-post, Skickas till administratören när alla tillfrågade har tackat nej

Vikariebehov - Mail vid vikariebehov ej tillsatt, timeout

E-post, Skickas till administratören när alla tillfrågade har tackat nej och tidsspärren för automatiska påminnelser har uppnåtts, se ovan för inställningar gällande detta.

Vikariebehov - Mail vid vikariebehov tillsatt

E-post, Skickas till administratören när vikariebehovet är tillsatt