Hantering av noshows

Owned by pernilla (Unlicensed)
Last updated: Oct 31, 2024 by Karl Lundkvist
6 min read

Back Office > Gruppaktiviteter > Noshow

Noshows-listan visar de kunder som inte utnyttjat sina bokade gruppaktiviteter eller bokade tjänster. Gå igenom den varje kväll innan stängning och ta bort de kunder som ni inte vill ska få straff/varningar. Det är möjligt att automatiskt bearbeta noshows varje natt. Kontakta BRP för att aktivera denna funktion.

När och hur länge blir en kund spärrad för bokning?

Option 1 - Noshow skrivs av (default)

Kunden blir spärrad när den fått det antal varningar som inställningen "Stoppa bokning efter X antal noshows" är satt till.
Bokningsspärren sitter kvar tills den äldsta aktiva varningen är avskriven (inställt i "Avskrivningstid för noshows"). Missar kunden en ny aktivitet blir den spärrad igen tills nästa varning är avskriven.
Se: inställningar

Option 2 - Fixed booking ban length

(TP56693 / 2024.1102)

Setting 'bookingBanLengthAfterNoShow' - Number of days the customers are banned from booking after missing classes. Set as 0 (default) to disable fixed length.

The number of days starts counting as soon as the customer gets too many active noshows, those are still counted with 'maxNumberOfNoShows' and 'noShowValidityDays'. Setting 'localNoShows' is still supported.

After the booking ban is over, the noshows it was based on will no longer be valid, and can not contribute to an additional booking ban.

When changing from or to 0 there will be a mix of both modes. Customers who got their booking ban before the change will not get their ban shortened or extended.

If the setting is enabled (not zero) the checkbox “Banned from booking classes” will be visible on the person card. Uncheck it to remove the booking ban manually.

Loggning

Noshows are logged on the history tab of the class booking.

Ignorera en varning om en outnyttjad bokning/häva bokningsspärr

Sök upp kundens personkort. På fliken "Basuppgifter" finns fältet "Missade aktiviteter". Här visas hur många gånger kunden inte har deltagit på sina bokade aktiviteter.
Om kunden t.ex. har närvarat men avprickningen inte har skett på ett korrekt sätt i BRP så kommer antalet missade aktiviteter ändå att öka. Klicka på "editeringsknappen" till höger om texten för att visa de aktuella noshow-posterna. Markera den/de poster som ska ignoreras och klicka på "Ignorera". Endast obearbetade och aktiva poster påverkas.

Noshows-posterna avskrivs automatiskt när de blir för gamla. En bokningsspärr hävs därmed efter en tid utan att kunden behöver betala någon avgift.

Observera att bokningsspärren kan variera mellan anläggningar beroende på anläggningens inställning för "Stoppa bokning efter X antal noshows".

Ändring av avskrivningstid

Om man ändrar avskrivningstid från ett värde till ett lägre värde kan man inte längre ignorera noshows äldre än det värdet. Det är således viktigt att ni ignorerat de noshows ni vill ha ignorerade innan ändringen.

Fält för avstängning av kund

Avstängning innebär att kunden hindras vid inpassering samt vid bokning av gruppaktiviteter. Detta kontrolleras på personkortets basuppgiftsflik i fältet "Avstängd". Denna kryssruta hanteras manuellt.

Noshows-lista

Ni kan söka kunder som satts upp på listan inom ett visst tidsintervall och som ännu inte har bearbetats.

  1. Back Office > Gruppaktiviteter > Noshow

  2. Ange inom vilket datumintervall du vill se noshows.

  3. "Bearbetade:" Om denna kryssas i visas de kunder man redan har bearbetat, d.v.s. de som redan fått varning etc.

  4. Klicka på "Sök".

Noshows-listan innehåller följande uppgifter:

Start:

Visar starttidpunkten för bokningen.

Bokning:

Namnet på bokningen.

Kund:

Namnet på kunden som inte utnyttjat sin bokning.

Status:

Statustext, se statusbeskrivning nedan.

Bearbeta

Innan ni väljer att betarbeta listan kan deltagare som har giltiga skäl till frånvaron tas bort. Detta ger en möjlighet att hindra att varningar går ut om kunden har giltiga skäl att inte dyka upp eller om noshows har avbokats av misstag eller liknande. Markera de rader ni vill bearbeta och klicka på "Bearbeta".

  • Kunder tas automatiskt bort från listan om de bokar en dropinplats (som kopplas till kunden) på samma gruppaktivitetspass som deras outnyttjade bokning var på.

  • På kundens personkort kommer antalet missade aktiviteter att räknas upp med ett (1 st).

  • Om ni aktiverat Inställningen "Fakturera noshows" så skapas en faktura med en avgift för aktuella kunder.

  • Kunder varnas/stängs av enligt era inställningar. Varningar skickas via mail om att kunden har missat ett pass och ev. att de har stängts av p.g.a. det. Om kunden stängs av skapas en anteckning på marknadsfliken på den kundens personkort, "Avstängd pga ej uthämtad bokning: Jympa/medel, 2009-02-15 16:00 - 17:00".
    Vill ni inte att anteckningen läggs till kan ni ta bort inställningen "Skapa anteckning på deltagaren vid missad aktivitet".

  • Det går även att ställa in en automatisk rutin som bearbetar alla rader varje natt. Detta bör göras om ni vill använda noshows, kontakta BRP för att aktivera den.

  • Det finns en inställning som lägger eventuella avgifter på kundens kundkonto (Configuration > Inställningar > useCustomerAccountForNoShowFee). Detta ger kunden möjlighet att fakturera sina avgifter vid ett senare tillfälle.

Ignorera

Funktionen behandlar noshows enligt följande:

  • Noshows med status "Ej bearbetad" raderas.

  • Noshows med status "Aktiv" får status "Ignorerad" och räknas inte längre.

  • Övriga påverkas inte.

Noshow status

Ej bearbetad:

Har ännu inte bearbetats. Vid bearbetnings stängs kunden av eller varnas beroende på inställningarna.

Aktiv:

Aktiv noshow. Räknas med i antal missade aktiviteter.

Ankom sent:

Deltagaren ankom efter att noshows avbokats. Räknas ej.

Betald:

Deltagaren har betalat avstängningsavgiften för denna noshow.

Ignorerad:

Denna noshow har manuellt ignorerats och räknas därför inte.

Avskriven:

Denna noshow har passerat sin giltighetstid.



Betala bokningsspärr / noshow i webb och app

  • Förutsätter licens för app nivå 2 eller högre

  • Aktivera inställningen "Tillåt betalning av bokningsspärr i API3".

  • Aktivera inställningen "Aktivera betalning av bokningsspärr i kundwebb och app"

Funktion: Vid försök att boka gruppaktivitet erbjuds användaren att betala avgiften och kan när det är gjort fortsätta med bokningen (både i app och på webb).

Betalning av bokningsspärr i internetbokning generation 2.



Betalning av bokningsspärr i app generation 2.



Alternative method 1: Charge noshow fee for each missed class, using the noshow fee product set on facility

When noshows are managed (manually or automatically), a fee is charged directly instead of stepping up the noshow counter.

Configuration on the facility

On the facility settings in Configuration,

Configuration > Facilities > Your facility

choose a noshow fee product in the field below (image)

Choose the product (item) to be used for noshow fees.

 

Settings

  • invoiceNoShowsWithRCP (charge directly with RCP if a mandate is active).

    • Highest priority.

    • Creates one RCP invoice for each noshow.

  • invoiceNoShows (create an invoice for the noshow fee)

    • Second highest priority.

    • Creates regular invoices for each noshow.

    • Only works for manual handling of noshows

  • useCustomerAccountForNoShowFee (add the noshow fee to the customer account)

    • Third in priority.

    • Puts the amount of the noshow on the customer account.

  • Counter

    • Lowest priority.

    • Fallback option.

    • If all the previous setting are false or fails during the process. We add one more noshow to the counter. 



Alternative method 2: Charge noshow fee for each missed class, and set noshow fee for each product

(TP42859 / 2022.0704)

Same as "alterantive method 1" but you can set a fee (item) product on the class product:

You still need to configure the default noshow fee product on the facility, or the noshow fee functionality will not be active.

If this is set, the noshow fee is added to the customer account when a class is missed. If the message template "E-mail notification for when class with no show fee is missed" exists and the sertting "notifyNoShow" is enabled, the customer will be notified by e-mail.



Make subscription payer pay no show-fees

(TP45536 / 2022.4101)

For Alternative method 1 and Alternative method 2, it is possible to let a subscription payer (often a parent) pay for no show-fees if the user does not have a direct debit or RCP mandate.

  • Setting “usePayerAccountForNoShowFee”

Read more on this page:
Inställningar Noshow

Add noshow fees for classes to the home facility

(TP52901 / 2023.2502)

Setting: "addNoshowFeesToHomeFacilityOfThePayer" (default false) can be set on facility, company or system level. The setting is evaluated for the home facility of the person that pays the fee.

If the setting is enabled, noshow fees are added not to the facility with the class (default) but to the home facility of the person that pays the fee. That may be the participant, or the person paying for their subscription depending on settings. The purpose is to add the fee to a facility and company on which the person is likely to have a payment mandate for their subscription. This covers the following methods of paying noshow fees:

  • Pay directly by RCP

  • Add to customer account (so it can later be included when the subscription is debited)