Indrivning och inkasso

Beskrivning

Funktionen för indrivning används för att skicka underlag till indrivningsföretag. De fakturor som berörs följs då inte längre upp i BRP utan hanteras av indrivningsföretaget. Under Ekonomi > Fakturering > Fakturor kan man filtrera på de fakturor som skickats till indrivning och som därför inte längre visas som obetalda. Med en systeminställning, "Lägsta belopp för indrivning", kan man ange t.ex. 50, då måste summan av en kunds fakturor man markerat för att skickas till indrivning som lägst vara 50:- annars ligger de kvar.

Skicka fakturor till indrivning från fakturalistan

Back Office > Fakturering > Fakturor
Välj "Obetalda" för att se samtliga obetalda fakturor.
Markera de fakturor i listan som ska skickas till indrivning.
Klicka på den nedre indrivningsknappen. Nu ändras status på dessa fakturor till "Hos inkasso".

När en faktura har status "Hos inkasso" kan man inte få upp den i kassan så att någon råkar betala den. I faktureringsdelen så får man en varning om man försöker kreditera eller betala en faktura som ligger hos Inkasso.

Manuell export till indrivare

Knappen "Indrivning" skapar fil som måste skickas manuellt.
Hanterar inte direktbetalning automatiskt. Kom ihåg att underrätta inkassoföretaget vid direktbetalningar eller krediteringar.

BRP har stöd för manuell export för följande indrivare:

Intrum Justitia (Sverige)
Credicare (Norge)

Manuell registrering av inbetalning från externt indrivningsföretag
När ni får besked från indrivningsföretaget att en faktura är betald markerar ni den som betald i BRP.

Back Office > Fakturering > Fakturor
Sök upp aktuell faktura. Se Fakturor (lista) för mer information om sökning.
Markera aktuell faktura och klicka på "Betala". Nu öppnas ett nytt dialogfönster, "Fakturabetalning". Fyll i och ange det betalsätt som ni satt upp för betalning genom indrivning/inkasso.

Automatiserad export till indrivare

Mot vissa indrivningsföretag så har BRP utvecklat en automatiserad integration som sammanställer, bearbetar och utbyter filer med indrivningsföretaget utan manuell inblandning.

BRP har stöd för automatiserad export för följande indrivare:

Creno (Norge)
Credicare (Norge)
Kredithanterarna (Sverige)
Svea Inkasso (Sverige) (Återrapportering av betalning sker via tjänsten bankgiro inbetalningar.)
Lindorff/Lowell
Preventia
Capway
Intrum

I alla fallen kan ni välja om leverantören inte bara ska hantera inkasso utan även påminnelseservice. Det behöver överenskommas med dem och meddelas BRP så att integrationen sätts upp korrekt.

Detta hanteras:

Sammanställer fakturor i en ärendefil som skickas
Sammanställer direktbetalningar som skickas
Sammanställer krediteringar som skickas
Hämtar resultatfiler och läser in

Filutbytet schemaläggs att köra en gång per dygn. I samband med körningen skickas ett infomail till valfria e-postadresser med sammanställd information om vad som skickats och en inläsningsrapport.

Det manuella handhavande som krävs är att klargöra obetalda fakturor för sändning genom att markera dem i fakturalistan eller kravhanteringen och klicka på knappen "Indrivning".

Kundförlust

Konstaterar man kundförlust på en faktura som ligger hos påminnelseservice/inkasso får man välja om man även vill återkalla fakturan från påminnelse/inkasso. Man måste då aktivt välj att kryssa i rutan "Återkalla faktura (från påminnelse/indrivnings-service):" som återfinns i dialogen som kommer upp när man konstaterar kundförlust.

Kontering av inbetalningsjournaler avseende indrivning

När BRP erhåller en betalredovisning från indrivningsföretag så betalas fakturorna av enligt den och motkonteras med "betalsätt inkasso" (en inställning som pekar ut ett betalsätt). Vår rekommendation är att det betalsättet pekar ut ett konto "1684 Kortfristig fodran på leverantör". När ni får betalredovisning från indrivningsföretag så är inte det samma sak som att pengarna kommer in på banken. Den utbetalningen kommer vanligtvis in på bankkontot en dag efter betalredovisning från indrivningsföretag . Vissa indrivningsföretags utbetalningar som görs via bankgiro kan brp känna igen och redovisar då dem som specialbetalningar på inläsningsrapporten. På debet-sidan blir det en kontering med vanlig bank-betalning och på kredit-sidan konteras 1684. När allt fungerar som det ska innebär det att utbetalningarna ska motsvara den betalredovsining som kom in dagen före så att nettot blir noll. När de gör utbetalningar till samma bankgironummer som används för bankgiro inbetalningar i BRP. Se Konteringsexempel för exempel

Uppdatering av addresser via personuppslagning vid indrivning

Detta kräver att personuppslagning är aktiverat i BRP samt att den schemalagda aktiviteten "Uppdatera adresser enligt personnummeruppslagning" (se Schemaläggning) är aktiverad.

När en faktura skickas till indrivning/inkasso uppdateras adressen på den enligt följande villkor:

Om adressen på fakturan är manuellt ändrad till en giltig adress ändras den inte. Kundens postadress uppdateras dock enligt folkbokföringsregistret. (Gäller ej fakturor ställda till en organisation)
Om kunden har en giltig faktureringsadress sätts den på fakturan. Kundens postadress uppdateras dock enligt folkbokföringsregistret. (Gäller ej fakturor ställda till en organisation)
Om kundens postadress tidigare är hämtad från folkbokföringsregistret görs ett försök att göra en ny adressuppslagning på kunden. Postadressen uppdateras då på både kunden och fakturan.
Om det inte finns någon giltig adress varken på fakturan eller kunden görs ett försök att hämta kundens postadress från folkbokföringsregistret även om den sparade adressen inte är hämtad från folkbokföringsregistret.
Postadressen uppdateras då på både kunden och fakturan.

En adress räknas som giltig om den har gatuadress, postnummer och postort.